製品保証・修理受付の管理表（Excel・無料）

管理表の中身

5つのシートでできています。各シートの5行目に架空の見本が入っているので、書き方が分かります。

入る件数は、製品50件、製品登録1,000件、修理受付500件までです。

使い方

1. 見本を消します。製品一覧、製品登録台帳、修理受付の5行目の白いセルを消すか、上書きします。灰色のセルには計算式が入っているので、消さないでください。
2. 製品を入れます。製品一覧に、型番と保証期間を入れます。
3. 登録を入れます。購入者から登録があったら、製品登録台帳に1行追加します。型番と購入日を入れると、保証期限の目安が表示されます。
4. 修理の依頼を入れます。依頼が来たら、修理受付に1行追加します。シリアル番号が台帳にあれば、購入日と保証期限の目安が自動で表示されます。台帳にない場合は、確認した購入日を「購入日（手入力）」に入れます。
5. 状態を更新します。受付→確認中→対応中→完了の順に変えます。集計シートを見れば、止まっている依頼に気づけます。

保証期限の目安の数え方

この管理表では、購入日のNか月後の前日までを保証期限の目安にしています。その月に同じ日がないときは、その月の末日までとします。

これは計算上の目安です。数え方は会社の保証規定によって違うことがあります。規定と違う場合は、規定を優先してください。保証の対象になるかどうかの判断は、自社で行い、修理受付の「保証の判断」の欄に記入します。

運用するときの注意

• 個人情報を守る：購入者の氏名や連絡先が入ります。ファイルにパスワードを設定し、見られる人を担当者に絞ってください。
• 同意を分ける：保証の連絡と販促メールの同意は別のものです。販促を送るのは「同意あり」の人だけにしてください。
• 同時に編集しない：複数人で同時に編集すると、内容が上書きされることがあります。担当を決めるか、更新する時間を分けてください。
• 控えを残す：1つのファイルが消えると、すべての記録を失います。定期的に別の場所へコピーしてください。

Excelで足りなくなるとき

件数が少なく、担当者が1人なら、この管理表で十分です。次のようなことが増えてきたら、別の方法を考える時期かもしれません。

• 購入者に購入日や型番を聞き直すやりとりが、毎回発生する
• 進み具合を聞かれるたびに、表を確認して手でメールを返している
• 複数の担当者が同じファイルを更新していて、どれが最新か分からなくなる
• 購入者から届いたレシートの写真が、メールの中に散らばっている

ほしょうQRは、製品に付けたQRから購入者が登録や修理の申し込みをして、メーカーは届いた内容を管理画面で更新する形のサービスとして準備しています。現在は提供開始前で、架空のデータで動きを試せるデモを公開しています。

よくある質問